CONTROLES SOCIAUX ET SANITAIRES - partie 2: Comment un contrôle survient et se déroule ?

En tant qu’employeur, est-on prévenu d’un prochain contrôle ou l’inspection sociale peut-elle effectuer un contrôle « surprise » ? Que pouvez-vous faire en vue de préparer un contrôle ? Qui peut initier un contrôle et quel peut être l’objet de celui-ci ? De manière générale quels sont vos droits et vos obligations lors d’un contrôle ou de l’annonce d’un contrôle ? Tant de questions d’actualité en cette période de COVID et auxquelles nous allons tenter de répondre dans cette seconde partie.

1.        Initiative du contrôle

1.1.        Lorsque l'inspection sociale décide d’effectuer un contrôle dans votre entreprise, vous êtes généralement averti préalablement par courrier de la date et de l’objet du contrôle.

• Lorsque le contrôle est annoncé, il est évidemment plus facile de le préparer et de vérifier les documents qui vont faire l’objet de ce contrôle, comme le règlement de travail, les contrats de travail, l’affichage des horaires et le cahier de dérogations le cas échéant, ainsi que les comptes annuels de tous les membres du personnel….  
• L'objet du contrôle n’est toutefois pas systématiquement précisé dans la lettre qui l’annonce.

Dans tous les cas, il est évident que les documents que l’inspection souhaitera consulter doivent être conformes à la loi et à la réalité.  Il faut les conserver dans un endroit déterminé et toujours accessible, comme le bureau du responsable des ressources humaines si cette fonction est présente dans la société. Le contrôleur doit en effet pouvoir les consulter aisément à tout moment, même si le représentant de la société n’est pas présent lors du contrôle.
En cas de contrôle annoncé,

• Veillez à bien préparer la visite de l’inspection sociale. 
• Repérez les éventuels griefs qui pourraient vous être faits.
• Préparez vos arguments ou explications par rapport à une situation qui pourrait vous être reprochée.
• N’hésitez pas à vous faire assister si vous estimez que cela pourrait être utile.

1.2.        Vous pouvez également avoir la visite « surprise » de l’inspection sociale dans les cas suivants :

• À la suite d'une plainte d'un membre du personnel toujours sous contrat, mais insatisfait par exemple parce qu’il n’a pas eu le paiement de toutes ses heures supplémentaires, sa prime sectorielle, qu’il estime que les conditions de travail ne respectent pas certaines normes de sécurité, qu’il y a des travailleurs non déclarés, qu’il est faux indépendant, … ce genre de démarche peut être effectuée de manière anonyme et donc il est possible que vous ne soyez jamais informé de l’identité du travailleur qui est à l’origine du contrôle.  La nature du contrôle ou l’objet de celui-ci seront souvent des indices quant à l’identité du « plaignant ».
• À la suite d’une plainte d’un membre du personnel licencié qui, libéré du lien de subordination, entend dénoncer des pratiques de son employeur qu’il estime irrégulières.  Il peut également bénéficier de l’anonymat.
• À l'initiative d'une organisation professionnelle, d’une dénonciation d’un tiers… ;
• À la demande de l’auditeur du travail, du parquet ou du juge d’instruction ;
• À la demande de leur administration centrale ou de la cellule stratégique du ministre ;
• Sur la base d’une décision de la cellule d’arrondissement ;
• À la demande du SIRS (Service d’Information et de Recherches Sociales) dans le cadre de la cellule d’arrondissement.
• Il y a également des visites inattendues dont on ignore la cause. 

Ces derniers contrôles peuvent être réalisés dans le cadre d’un choix de l’administration de vérifier un point (le temps de travail) et/ou un secteur particulier.  En effet, chaque année, l'inspection sociale planifie également des "contrôles sociaux éclair" pour un certain nombre de secteurs spécifiques. Pour 2021, c'est le cas pour les secteurs suivants :

• secteur électrotechnique et de la construction : mai 2021;
• secteur de l`agriculture et de l`horticulture : juillet 2021 ;
• car-wash - grandes villes : fin août 2021 ;
• secteur de la viande : septembre 2021.

Si vous êtes un employeur dans l'un de ces secteurs, il y a de fortes chances qu'un inspecteur vous rende visite cette année[1].         

 

2.        Droits et obligations de l’employeur en cas de contrôle annoncé[2]

2.1.      Droits de l’employeur

• Droit de demander le report de la visite

Lorsque l’inspection sociale a averti un employeur qu’un contrôle allait avoir lieu dans son entreprise, ce dernier a la faculté de solliciter le report de la visite annoncée et le cas échéant de proposer d’autres dates et/ou heures qui lui conviennent.
Ce report est généralement accordé, sauf s’il y a une urgence à ce que le contrôle intervienne sans délai, ce qui est relativement rare. Il est toutefois conseillé de ne pas attendre la veille du contrôle pour en demander le report, sauf si vous disposez d’un motif légitime.  De même, il est conseillé ne pas abuser de cette faculté qui ne sera pas accordée de manière illimitée.

• La possibilité de demander des informations complémentaires

L’employeur peut également prendre contact avec l’inspection sociale (les coordonnées de la personne en charge du dossier figurent sur la lettre annonçant la visite) afin d’obtenir plus d’informations quant à la portée du contrôle.
Cela permettra à l’employeur d’avoir plus d’informations sur la nature du contrôle, sur le type de documents qu’il va devoir fournir, la problématique sur laquelle il va être interrogé et donc de mieux s’y préparer.
Cela étant dit, si l’employeur peut faire usage de cette faculté, l’inspection sociale n’est pas obligée d’y répondre et de dévoiler toutes ses cartes avant la visite.  Ainsi par exemple, comme indiqué plus haut, l’inspection n’est pas tenue de dévoiler l’identité du plaignant à l’origine du contrôle.

• La possibilité de se faire assister

Lors du contrôle, l’employeur peut se faire assister par un conseil, son avocat, son comptable, …. La présence d’un conseiller peut être utile et, généralement, les inspecteurs sociaux ne s’y opposent pas.

2.2.      Les obligations de l’employeur

• Préparer les documents

Lors d’un contrôle annoncé, le courrier de l’inspection sociale précise généralement les documents que l’employeur devra présenter. Il est donc tenu de préparer et de présenter ces documents.

• Se soumettre au contrôle

L’employeur ne peut s’opposer au contrôle, ni refuser de s’y soumettre même s’il juge par exemple que le moment ne lui convient pas ou que le contrôle ne se justifie pas.
L’employeur qui souhaite éviter que le contrôle ait lieu à un moment qu’il juge inopportun (par exemple, en présence de clients) a donc intérêt de demander le report du contrôle.

 

3.        Lieux du contrôle

• Les contrôles peuvent avoir lieu au siège de l’entreprise, sur tout lieu de travail ou assimilé, comme des chantiers, des clients chez qui le personnel exécute son contrat de travail ou encore auprès de tiers tels que les secrétariats sociaux, … 

• Les contrôles COVID ont en principe sur le lieu du travail mais peuvent aussi se dérouler au siège de l’entreprise lorsqu’il s’agit de contrôler les documents administratifs 

• Par conre, même en ce qui concerne le respect des exigences de télétravail, le contrôle ne pourra s’effectuer au domicile du personnel, mais au siège de l’entreprise pour vérifier que le personnel n’y travaille pas.     

4.        Auteurs du contrôle

Les contrôles peuvent être réalisés par les services suivants, seuls ou en commun :  

• Contrôle des lois sociales : défense des droits individuels et collectifs des travailleurs, etc …
• Contrôle du bien-être au travail : analyse des questions du bien-être au travail
• Office National de Sécurité Sociale (ONSS) : perception des cotisations sociales, respect des droits sociaux des travailleurs, etc …
• Office National de l’Emploi (ONEm) : respect de la règlementation chômage, soit des conditions pour en bénéficier et surtout de l’absence de travail de la part des travailleurs mis en chômage.
• Institut national d'assurance maladie-invalidité (INAMI) : réglementation relative à l’assurance soins de santé-indemnités
• L'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) : assujettissement et droits des travailleurs indépendants

En matière de COVID, les contrôles seront réalisés par priorité par le contrôle des lois sociales et le contrôle du bien-être : pour vérifier la mise en place des mesures COVID
En effet, au-delà de leur mission d’accompagnement et de prévention, les inspecteurs sociaux sont désormais habilités à contrôler la bonne application de ces mesures par les employeurs et à appliquer des sanctions, le cas échéant. 
Comme annoncé dans l’introduction, un renforcement de ces contrôles a été annoncé suite au constat que :

• 18% des entreprises sont en infraction par rapport à la mesure spécifique télétravail (Directeur général de l'Inspection du Travail)
• 85% des entreprises, dans le viseur de l'inspection, ne respectaient pas la distanciation sociale

C’est également pour cette raison qu’une nouvelle obligation de faire une déclaration sur le site de l’ONSS du nombre de personnes dont la fonction est incompatible avec le télétravail a été introduite début de ce mois d’avril[3].

Un nombre limité de données

Lors du dernier CODECO du 24 mars 2021, le gouvernement fédéral a confirmé le maintien du télétravail obligatoire pour les personnels de chaque entreprise, association et service au cours des prochaines semaines, sauf si la nature de la fonction ou la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités l‘empêchent.
Afin de renforcer le contrôle de cette mesure, tout employeur sera tenu de communiquer, chaque mois et à dater du mois d’avril, un nombre limité de données à l’ONSS :

• le nombre de travailleurs en service la 1re journée de travail du mois
• le nombre de travailleurs en service la 1re journée de travail du mois, qui n’exercent pas de fonction exécutable en télétravail

Lorsqu’une entreprise dispose de plusieurs unités d’établissement, elle doit indiquer le nombre de travailleurs par unité d’établissement.

Une référence pour les contrôles

Les services d’inspection sociale utiliseront ces données comme point de référence afin de contrôler le respect de la mesure.  Tout travailleur qui occupe une fonction exécutable en télétravail, mais qui sera présent dans l’entreprise, devra justifier de sa présence.  Ladite déclaration servira également de point de référence lorsqu’il s’agira de lever progressivement la mesure du télétravail obligatoire.
En matière de COVID, les contrôles seront également réalisés :

• par l’ONSS ou l’ONEM : notamment pour vérifier le respect des dispositions en matière de chômage COVID. 
• le cas échéant, les contrôleurs seront accompagnés par la police.