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CONTROLES SOCIAUX ET SANITAIRES - partie 2: Comment un contrôle survient et se déroule ?

1.        Initiative du contrôle

1.1.        Lorsque l'inspection sociale décide d’effectuer un contrôle dans votre entreprise, vous êtes généralement averti préalablement par courrier de la date et de l’objet du contrôle.

Dans tous les cas, il est évident que les documents que l’inspection souhaitera consulter doivent être conformes à la loi et à la réalité.  Il faut les conserver dans un endroit déterminé et toujours accessible, comme le bureau du responsable des ressources humaines si cette fonction est présente dans la société. Le contrôleur doit en effet pouvoir les consulter aisément à tout moment, même si le représentant de la société n’est pas présent lors du contrôle.
En cas de contrôle annoncé,

1.2.        Vous pouvez également avoir la visite « surprise » de l’inspection sociale dans les cas suivants :

Ces derniers contrôles peuvent être réalisés dans le cadre d’un choix de l’administration de vérifier un point (le temps de travail) et/ou un secteur particulier.  En effet, chaque année, l'inspection sociale planifie également des "contrôles sociaux éclair" pour un certain nombre de secteurs spécifiques. Pour 2021, c'est le cas pour les secteurs suivants :

Si vous êtes un employeur dans l'un de ces secteurs, il y a de fortes chances qu'un inspecteur vous rende visite cette année[1].         

 

2.        Droits et obligations de l’employeur en cas de contrôle annoncé[2]

2.1.      Droits de l’employeur

Lorsque l’inspection sociale a averti un employeur qu’un contrôle allait avoir lieu dans son entreprise, ce dernier a la faculté de solliciter le report de la visite annoncée et le cas échéant de proposer d’autres dates et/ou heures qui lui conviennent.
Ce report est généralement accordé, sauf s’il y a une urgence à ce que le contrôle intervienne sans délai, ce qui est relativement rare. Il est toutefois conseillé de ne pas attendre la veille du contrôle pour en demander le report, sauf si vous disposez d’un motif légitime.  De même, il est conseillé ne pas abuser de cette faculté qui ne sera pas accordée de manière illimitée.

L’employeur peut également prendre contact avec l’inspection sociale (les coordonnées de la personne en charge du dossier figurent sur la lettre annonçant la visite) afin d’obtenir plus d’informations quant à la portée du contrôle.
Cela permettra à l’employeur d’avoir plus d’informations sur la nature du contrôle, sur le type de documents qu’il va devoir fournir, la problématique sur laquelle il va être interrogé et donc de mieux s’y préparer.
Cela étant dit, si l’employeur peut faire usage de cette faculté, l’inspection sociale n’est pas obligée d’y répondre et de dévoiler toutes ses cartes avant la visite.  Ainsi par exemple, comme indiqué plus haut, l’inspection n’est pas tenue de dévoiler l’identité du plaignant à l’origine du contrôle.

Lors du contrôle, l’employeur peut se faire assister par un conseil, son avocat, son comptable, …. La présence d’un conseiller peut être utile et, généralement, les inspecteurs sociaux ne s’y opposent pas.

2.2.      Les obligations de l’employeur

Lors d’un contrôle annoncé, le courrier de l’inspection sociale précise généralement les documents que l’employeur devra présenter. Il est donc tenu de préparer et de présenter ces documents.

L’employeur ne peut s’opposer au contrôle, ni refuser de s’y soumettre même s’il juge par exemple que le moment ne lui convient pas ou que le contrôle ne se justifie pas.
L’employeur qui souhaite éviter que le contrôle ait lieu à un moment qu’il juge inopportun (par exemple, en présence de clients) a donc intérêt de demander le report du contrôle.

 

3.        Lieux du contrôle

4.        Auteurs du contrôle

Les contrôles peuvent être réalisés par les services suivants, seuls ou en commun :  

En matière de COVID, les contrôles seront réalisés par priorité par le contrôle des lois sociales et le contrôle du bien-être : pour vérifier la mise en place des mesures COVID
En effet, au-delà de leur mission d’accompagnement et de prévention, les inspecteurs sociaux sont désormais habilités à contrôler la bonne application de ces mesures par les employeurs et à appliquer des sanctions, le cas échéant. 
Comme annoncé dans l’introduction, un renforcement de ces contrôles a été annoncé suite au constat que :

C’est également pour cette raison qu’une nouvelle obligation de faire une déclaration sur le site de l’ONSS du nombre de personnes dont la fonction est incompatible avec le télétravail a été introduite début de ce mois d’avril[3].

Un nombre limité de données

Lors du dernier CODECO du 24 mars 2021, le gouvernement fédéral a confirmé le maintien du télétravail obligatoire pour les personnels de chaque entreprise, association et service au cours des prochaines semaines, sauf si la nature de la fonction ou la continuité de la gestion des entreprises et organisations, services et activités l‘empêchent.
Afin de renforcer le contrôle de cette mesure, tout employeur sera tenu de communiquer, chaque mois et à dater du mois d’avril, un nombre limité de données à l’ONSS :

Lorsqu’une entreprise dispose de plusieurs unités d’établissement, elle doit indiquer le nombre de travailleurs par unité d’établissement.

Une référence pour les contrôles

Les services d’inspection sociale utiliseront ces données comme point de référence afin de contrôler le respect de la mesure.  Tout travailleur qui occupe une fonction exécutable en télétravail, mais qui sera présent dans l’entreprise, devra justifier de sa présence.  Ladite déclaration servira également de point de référence lorsqu’il s’agira de lever progressivement la mesure du télétravail obligatoire.
En matière de COVID, les contrôles seront également réalisés :

 

Le département Social
(composé de Cerise Alix, Sophie Wintgens, Sophie Rousseaux et Caroline Boumal)

 
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