CONTROLES SOCIAUX ET SANITAIRES - partie 1: Obligations spécifiques des employeurs

Dans cette première partie de notre série de 4 articles sur les contrôles sociaux et sanitaires nous ferons le point sur l'ensemble de vos obligations en tant qu'employeur.

Voici près d’un an que les mesures sanitaires de base que les employeurs doivent garantir dans leur entreprise sont bien connues (distances sociales, masque, télétravail, aération, etc …).
Pour autant, êtes-vous prêt pour un éventuel contrôle social ?
Les contrôles sociaux sont nombreux depuis le début de la crise sanitaire. Toutefois, le lieu de travail restant une source réelle de contamination, l’intensification de ces contrôles fait partie de la lutte active contre le COVID 19.
En janvier 2021, les services d’inspection sociale avaient annoncé une campagne nationale de contrôles sociaux visant notamment à vérifier les conditions dans lesquelles le télétravail était appliqué.
Lors du dernier CODECO du 24 mars 2021, une nette intensification de ces contrôles sociaux a été annoncée et de nouvelles obligations ont été imposées aux employeurs (voir ci-dessous).
Cet article en 4 parties a pour objectif de vous rappeler de la manière la plus concrète possible quelles sont vos obligations d’employeur (partie 1) mais également de vous expliquer comment un contrôle survient et se déroule (partie 2), ainsi que les pouvoirs des inspecteurs sociaux (partie 3) et les sanctions éventuellement encourues en cas d’infraction (partie 4).

Les obligations spécifiques des employeurs dans le cadre de la crise sanitaire

En tant qu’employeur, de nombreuses obligations pèsent sur vous dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus. Malheureusement, il n’existe pas de coordination de l’ensemble de ces obligations dans un texte officiel unique. A ce jour, l’outil d’information officiel le plus complet est le « Guide générique en vue de lutter contre la propagation du COVID-19 au travail », mis à disposition sur le site web du SPF Emploi, Travail, Concertation sociale et disponible en cliquant sur le lien suivant : https://emploi.belgique.be/sites/default/files/content/news/Guidegenerique_version3.pdf
Attention, les mesures décrites dans ce guide doivent être complétées par des directives prises au niveau sectoriel et/ou de l'entreprise, étant entendu que les mesures collectives ont toujours la priorité sur les mesures individuelles (article 2 de l’Arrêté Ministériel du 28 octobre 2020). N’oubliez donc jamais d’aller vérifier ce que votre commission paritaire a éventuellement mis en place !
Globalement, vos obligations se déclinent en 3 grands pôles : organisationnel, sanitaire et administratif.

Obligations organisationnelles :

Vous avez certainement, depuis de nombreux mois, dû repenser le fonctionnement de votre entreprise et l’organisation concrète du travail sur le terrain. Mais avez-vous pensé à tout ?
Voici un rappel des mesures organisationnelles pour lesquelles vous pourriez être amenés à vous justifier en cas de contrôle social :

Télétravail : pour rappel, il est obligatoire lorsqu’il est possible et s’applique tant aux salariés qu’aux indépendants !
Limitation de la taille des équipes lorsque le travail ensemble est nécessaire
Limitation des rotations dans la composition des équipes (respect des « bulles »)
Définition des capacités maximales pour tous les locaux (y compris les zones secondaires comme les cuisines, locaux techniques, ascenseurs, etc …)
Alternance horaires/pauses (pas tous en même temps)
Définition des zones et sens de circulation (couloirs, escaliers, …)
….

Attention, il ne suffit pas de penser et de mettre en place ces mesures. Il faut le faire dans le respect de la concertation sociale, c’est-à-dire de concert avec la délégation syndicale ou le CPPT ou, à défaut de représentation syndicale dans votre entreprise, en concertation avec le personnel.
Par ailleurs, les mesures que vous aurez ainsi mises en place doivent faire l’objet d’une information claire à l’attention tant des membres de votre personnel que de tout tiers qui serait amené à pénétrer dans les locaux de votre entreprise (voir ci-dessous).

Obligations sanitaires :

Lors d’un contrôle social, les inspecteurs vont scrupuleusement vérifier que toutes les obligations sanitaires sont effectivement respectées et régulièrement réévaluées.

Aménagement des espaces pour garantir le respect des distances sociales (1,5 mètre).
Dans les sanitaires : vérification de la présence de savon et de lingettes papier en suffisance. Les sèche-mains électriques et les essuies en tissu sont strictement interdits. Attention, ceci vaut également pour les sanitaires sur les lieux de travail mobiles.
Gel hydroalcoolique en libre accès à l’entrée et aux différents points clés de l’entreprise, à nouveau en quantité suffisante.
Masques obligatoires si la distance sociale ne peut être assurée.
Installation de plexiglas lorsque c’est nécessaire (desk d’accueil, bureaux partagés, etc …)
Désinfection des surfaces communes : vous devez pouvoir vous justifier de la façon dont vous avez ciblé les surfaces communes devant faire l’objet d’une désinfection accrue mais également de la fréquence avec laquelle elles sont effectivement désinfectées. Le matériel nécessaire à cette désinfection doit être disponible sur place.
Aération/ventilation des locaux avec une vigilance accrue pour les pièces « aveugles ».
Les zones de circulation doivent être physiquement délimitées par des cloisons, rubans ou autre marquage au sol.
Une signalétique claire et immédiatement compréhensible pour toute personne pénétrant dans l’entreprise doit être installée. A cet effet, le SPF Emploi met à la disposition des employeurs une panoplie de visuels ou autres affiches disponibles en ligne en cliquant sur le lien suivant : https://emploi.belgique.be/fr/themes/coronavirus/au-travail-en-toute-securite-pendant-la-crise-du-coronavirus-affiches-et-schemas

Il est très important de ne pas se limiter à mettre en place ces mesures sanitaires. Il faut aussi et surtout en assurer l’effectivité à tout moment. Ceci suppose la réévaluation régulière des mesures prises sur le terrain : sont-elles suffisantes ou non ? des adaptations doivent-elles être apportées ? un relâchement a-t-il été observé qui justifierait un rappel ? des écarts graves ont-ils été constatés qui justifieraient des sanctions ?, etc …

Obligations administratives :

Tout employeur a l’obligation de protéger ses collaborateurs des risques liés à son activité. Pour ce faire, il doit se doter d’une analyse de risques à élaborer en concertation avec son CPPT ou avec l’aide éventuelle de son service de prévention externe. Cette analyse des risques propres à l’entreprise doit être adaptée pour inclure un volet dédié à la lutte contre le corona. Cette adaptation peut s’envisager soit par l’insertion d’un chapitre spécifique sur le sujet, soit par l’insertion des mesures liées à la lutte contre le coronavirus au gré des sujets abordés dans l’analyse des risques. En cas de contrôle social, l’employeur devra être en mesure de présenter cette analyse actualisée.
Par ailleurs, l’employeur est responsable de la bonne application des règles liées au télétravail. Pour ce faire, il doit veiller à fournir à chaque collaborateur dont la présence est requise sur le lieu de travail, une attestation détaillant l’objet de la fonction exercée par ce collaborateur et une explication justifiant de l’impossibilité de télétravailler ou de la nécessité d’un télétravail partiel uniquement.
Attention, l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020 précise que ces attestations doivent être délivrées aux « membres du personnel » qui ne peuvent pas faire du télétravail à domicile et défini les « membres du personnel » comme étant « toute personne qui travaille dans ou pour une entreprise ». Ceci inclut donc les collaborateurs sous statut indépendant.

Depuis le CODECO du 24 mars 2021, une nouvelle obligation administrative a vu le jour puisque les employeurs sont désormais obligés d’opérer une double déclaration permettant de renforcer les contrôles en matière de télétravail. Plus précisément, il s’agit d’enregistrer directement sur le site de l’ONSS (https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/coronavirus/index.htm) le nombre total de travailleurs dans l'entreprise par unité d'exploitation et le nombre de travailleurs qui exercent une fonction qu'il est impossible d'accomplir en télétravail à domicile. Cet enregistrement doit être effectué au plus tard le sixième jour civil du mois. Pour ce mois d’avril, la date limite est donc le 6 avril 2021 !
Deux précisions importantes doivent être apportées concernant cette déclaration :

Elle ne concerne que les travailleurs pour lesquels le télétravail est impossible. Le télétravail partiel ne doit donc pas être déclaré.
Contrairement à ce que l’ONSS annonce sur son site internet, elle ne semble pas concerner les collaborateurs indépendants. En effet, contrairement aux attestations de télétravail pour lesquelles l’Arrêté Ministériel du 28 octobre 2020 vise la notion de « membres du personnel » dont nous avons vu qu’elle inclut les indépendants, ce même texte évoque la notion de « travailleurs » pour ce qui est de l’obligation de déclaration. Seuls les salariés semblent donc concernés.

Vous devez également vérifier que les formulaires PLF (Passenger Localisation Form) ont bien été complétés pour tous les travailleurs ou collaborateurs indépendants vivant ou résidant à l’étranger auquel vous faites appel. Cette vérification doit être faite au plus tard au moment où ils commencent à travailler en Belgique. Pour ces collaborateurs, la preuve d'un résultat négatif à un test effectué au plus tôt 72 heures avant le début du travail ou de l’activité en Belgique doit être apportée lorsqu'ils restent plus de 48 heures sur le territoire belge. Un registre spécifique doit également être tenu pour ces collaborateurs depuis le début du travail jusqu'au quatorzième jour inclus après la fin de celui-ci.

Enfin, la gestion des quarantaines en cas d’infection ou de suspicion de contamination nécessite aussi un suivi administratif et une vigilance accrue de la part des employeurs qui doivent prendre toute mesure utile pour protéger leur personnel. En cas de doute, votre service de prévention externe et le médecin du travail seront toujours de bon conseil.

Conseils pratiques et outils d’auto-évaluation

Une fois toutes ces démarches accomplies, n’oubliez pas quelques conseils importants :

Sensibilisez votre personnel à l’éventualité d’un contrôle en lui expliquant comment réagir si des inspecteurs sociaux se présentent. Il convient de rester calme, d’avertir immédiatement l’employeur ou la personne désignée responsable en cas d’absence de celui-ci. Il faut être en mesure d’expliquer comment les mesures sanitaires sont mises en place dans l’entreprise pour rassurer les inspecteurs sur le fait que celles-ci sont comprises par tous et appliquées avec rigueur.

Soyez toujours en mesure de présenter tous les documents de base tels que le règlement de travail ou les contrats de travail mais aussi et surtout les attestations de télétravail, les copies de formulaires PLF ou encore l’analyse des risques actualisée.

Si vous êtes auditionné par les services d’inspection, n’oubliez pas que vous avez le droit à une concertation préalable avec un avocat. Et, en fin d’audition, veillez toujours à réclamer la copie du procès-verbal.

Enfin, pour vous aider à vérifier si vous avez pensé à tout et si vous êtes prêts en cas de contrôle social, n’hésitez pas à consulter deux check listes officielles très utiles :

La check list « prévention » pour réaliser votre auto-évaluation : https://emploi.belgique.be/sites/default/files/content/documents/Coronavirus/Checklist-guidegenerique.docx

La check list « Contrôle Covid 19 » dans laquelle vous trouverez les points qui sont contrôlés par les inspecteurs : https://www.sirs.belgique.be/fr/flipbook-wrapper/covid19-mesures-sanitaires

Dernière précision : Vous aurez certainement entendu parler de l’ordonnance de référé prononcée le 31 mars 2021 par le Président du Tribunal de Première Instance de Bruxelles qui a écarté l’application de l’Arrêté Ministériel du 28 octobre 2020 et condamné l’Etat belge à mettre un terme à la situation d’illégalité apparente découlant des mesures restrictives des libertés et droits fondamentaux sous peine d’astreinte. Outre que cette condamnation est assortie d’un délai de 30 jours, elle est actuellement frappée d’appel. Sur le terrain, les contrôles sociaux se poursuivent avec la même rigueur. La prudence reste donc de mise.

Le département Social
(composé de Cerise Alix, Sophie Wintgens, Sophie Rousseaux et Caroline Boumal)